Krótka odpowiedź
Faktura wystawiona innej firmie przedawnia się co do zasady po 3 latach, a za sprzedaż towarów po 2 latach. Przy terminach dwu- i trzyletnich koniec przedawnienia przypada na 31 grudnia danego roku. Roszczenia z umowy przewozu przedawniają się już po roku. Samo wezwanie do zapłaty nie przerywa przedawnienia, przerywa je np. uznanie długu albo pozew.
Kalkulator przedawnienia faktury
Wynik ma charakter orientacyjny i nie uwzględnia zdarzeń, które przerwały bieg przedawnienia. Przy umowie o dzieło termin liczy się od oddania dzieła. W razie wątpliwości sprawdzimy sprawę bezpłatnie.
Terminy przedawnienia faktur między firmami
| Rodzaj należności | Termin | Koniec roku? | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Faktury za usługi i inne należności związane z działalnością gospodarczą | 3 lata | Tak | art. 118 KC |
| Cena sprzedaży towarów przez przedsiębiorcę | 2 lata | Tak | art. 554 KC |
| Wynagrodzenie z umowy o dzieło | 2 lata od oddania dzieła | Tak | art. 646 KC |
| Wynagrodzenie z umowy zlecenia | 2 lata | Tak | art. 751 KC |
| Fracht, umowa przewozu | 1 rok | Nie | art. 778 KC |
| Należność stwierdzona prawomocnym wyrokiem lub ugodą sądową | 6 lat | Tak | art. 125 KC |
W praktyce najważniejsze jest ustalenie, z jakiej umowy wynika faktura. Ta sama kwota może przedawnić się po roku, po dwóch albo po trzech latach. Przy przewozach międzynarodowych zastosowanie mogą mieć też przepisy Konwencji CMR.
Jak liczyć termin przedawnienia faktury?
- Ustal dzień wymagalności. Bieg przedawnienia rozpoczyna się w dniu, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 120 KC), czyli co do zasady dzień po terminie płatności faktury.
- Dodaj właściwy termin. Rok, dwa albo trzy lata, zależnie od rodzaju należności.
- Przesuń na koniec roku. Jeżeli termin wynosi co najmniej dwa lata, koniec przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC).
Przykład: faktura za usługę z terminem płatności 15 marca 2024 r. przedawni się 31 grudnia 2027 r. Faktura za sprzedaż towarów z terminem płatności 15 marca 2025 r. przedawni się również 31 grudnia 2027 r. Fracht płatny 15 marca 2026 r. przedawni się już w marcu 2027 r.
Co oznacza przedawnienie faktury?
Przedawnienie nie kasuje długu. Po jego upływie dłużnik może jednak uchylić się od zapłaty, podnosząc zarzut przedawnienia (art. 117 KC). W sprawach między firmami sąd nie bierze przedawnienia pod uwagę z urzędu, ale profesjonalny pełnomocnik dłużnika niemal zawsze ten zarzut podniesie. Jeżeli dłużnik dobrowolnie zapłaci przedawniony dług, nie może później żądać zwrotu pieniędzy.
W praktyce przedawniona faktura to faktura, której nie da się już skutecznie wyegzekwować przez sąd. Dlatego w windykacji tak ważne jest, by działać przed upływem terminu.
Jak przerwać bieg przedawnienia faktury?
Zgodnie z art. 123 § 1 KC bieg przedawnienia przerywa:
- uznanie roszczenia przez dłużnika, np. podpisanie ugody, porozumienia ratalnego lub potwierdzenia salda; w praktyce za uznanie długu bywa też uznawana prośba o rozłożenie zapłaty na raty czy częściowa zapłata;
- czynność przed sądem lub komornikiem przedsięwzięta bezpośrednio w celu dochodzenia roszczenia, np. złożenie pozwu lub wniosku o wszczęcie egzekucji;
- wszczęcie mediacji.
Po każdym przerwaniu przedawnienie biegnie na nowo (art. 124 KC). Najszybszą i najtańszą drogą jest zwykle uznanie długu przez dłużnika w ramach windykacji polubownej. Nie wymaga opłat sądowych, a daje Ci pełny nowy termin.
Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?
Nie. To jeden z najczęstszych błędów wierzycieli. Nawet kilkanaście monitów i wezwań wysłanych listem poleconym nie przerywa biegu przedawnienia. Przerwie go dopiero reakcja dłużnika, która stanowi uznanie długu, albo działanie przed sądem lub komornikiem.
Jeżeli Twoja faktura zbliża się do przedawnienia, nie wysyłaj kolejnego monitu. Przekaż sprawę firmie windykacyjnej, która doprowadzi do uznania długu, albo za Twoją zgodą skieruje sprawę do sądu przed upływem terminu.
Przykład z praktyki: 80 000 zł uratowane przed przedawnieniem
Firma handlowa zgłosiła się do nas z fakturami na około 80 000 zł z przełomu 2023 i 2024 roku. Część roszczeń zbliżała się do przedawnienia. W ciągu kilku dni doprowadziliśmy do podpisania porozumienia ratalnego, które przerwało bieg przedawnienia, a należność została spłacona w całości wraz z odsetkami, bez kierowania sprawy do sądu. Więcej spraw z praktyki znajdziesz na stronie głównej.
Działamy w całej Polsce, a sprawy koordynujemy z Wrocławia. Zobacz też: co zrobić przy opóźnieniu w płatności, windykacja sądowa i windykacja w transporcie, gdzie termin wynosi tylko rok.
Najczęstsze pytania
Po jakim czasie przedawnia się faktura między firmami?
Co do zasady po 3 latach, bo to roszczenie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (art. 118 KC). Krótsze terminy dotyczą m.in. ceny sprzedaży towarów (2 lata, art. 554 KC), umowy o dzieło i zlecenia (2 lata) oraz umowy przewozu (1 rok, art. 778 KC).
Czy przedawnienie faktury liczy się do końca roku?
Tak, jeżeli termin przedawnienia wynosi co najmniej dwa lata. Wtedy koniec przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC). Przy terminie rocznym, np. w transporcie, ta zasada nie obowiązuje.
Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?
Nie. Samo wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Przerywa go m.in. uznanie długu przez dłużnika, np. podpisana ugoda lub porozumienie ratalne, czynność przed sądem lub komornikiem albo wszczęcie mediacji (art. 123 KC).
Czy można odzyskać przedawnioną fakturę?
Przedawniony dług nie wygasa, ale dłużnik może odmówić zapłaty, podnosząc zarzut przedawnienia. Jeżeli dłużnik dobrowolnie zapłaci lub uzna dług, pieniądze można odzyskać. Dlatego przy starych fakturach liczy się szybkie i umiejętne działanie.
Od kiedy liczy się termin przedawnienia faktury?
Od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 120 KC), czyli co do zasady od dnia następującego po terminie płatności faktury.
Poradnik ma charakter informacyjny i przedstawia stan prawny na dzień publikacji. Nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie.