Windykacja w handlu i dystrybucji. Odzyskaj należności od odbiorców

Reklamacja jako wymówka. Odbiorca nie płaci za towar, bo „zgłosił reklamację”?

W handlu i dystrybucji najczęstszym powodem wstrzymania płatności jest reklamacja. Odbiorca przyjmuje dostawę, sprzedaje towar dalej, a gdy mija termin płatności, nagle zgłasza zastrzeżenia: ogólnikowo, na całą fakturę i często po kilku tygodniach. Reklamacja kilku sztuk staje się pretekstem, by nie zapłacić za całą dostawę.

Często za taką reklamacją nie stoi realny problem z towarem, tylko chęć odsunięcia zapłaty w czasie albo wymuszenia rabatu.

Reklamacja części dostawy to nie powód, by nie płacić za całość

Zastrzeżenia do jednej partii czy kilku sztuk nie oznaczają automatycznie, że odbiorca może wstrzymać zapłatę za całą fakturę. Ewentualne obniżenie ceny powinno odpowiadać wadzie, a ogólnikowe zastrzeżenia zgłoszone po terminie płatności nie zwalniają z zapłaty całej należności.

Uwaga na krótki termin przedawnienia

Roszczenia o zapłatę ceny za towar sprzedany w ramach działalności sprzedawcy przedawniają się z upływem dwóch lat (art. 554 KC), a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Przykładowo faktura z terminem płatności 15 marca 2025 r. przedawni się 31 grudnia 2027 r. Hurtownie i dystrybutorzy z wieloma drobnymi fakturami łatwo to przeoczają.

Jak zabezpieczyć sprzedaż z odroczonym terminem

• Zbieraj potwierdzenia odbioru: podpisane WZ, listy przewozowe, potwierdzenia dostawy bez zastrzeżeń.
• Wymagaj reklamacji na piśmie, z opisem wady, numerem partii i zdjęciami, i odpowiadaj na nie w terminie.
• Wystawiaj fakturę korygującą tylko do uznanej części reklamacji, a o resztę wzywaj do zapłaty.
• Rozważ zastrzeżenie prawa własności towaru do czasu zapłaty ceny (art. 589 KC), sporządzone na piśmie.
• Sprawdzaj kontrahenta przed przyznaniem kredytu kupieckiego i ustalaj limity, a na fakturach stosuj pieczęć prewencyjną.

Jak pomagamy hurtowniom, producentom i dystrybutorom

Działamy stanowczo i dążymy do odzyskania całej należności. Analizujemy dokumenty dostawy i treść reklamacji, a argumenty odbiorcy konfrontujemy z dokumentami. Wzywamy go do zapłaty pełnej kwoty, prowadzimy rozmowy z osobą decyzyjną i negocjujemy spłatę, także w ratach. Gdy odbiorca gra na zwłokę, stosujemy sankcje: wpis do BIG, publikację na giełdzie wierzytelności i wizytę terenową. Za Twoją zgodą możemy skierować sprawę do sądu.

Artykuł ma charakter informacyjny. Ocena konkretnej sprawy zależy od umowy, ogólnych warunków sprzedaży i dokumentacji.