Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ): jak sprawdzić kontrahenta i co zrobić, gdy ogłosił upadłość lub restrukturyzację

Grzegorz Szczepaniak, Foxinkaso · aktualizacja: 25 października 2026 r.

Czym jest Krajowy Rejestr Zadłużonych?

KRZ działa od 1 grudnia 2021 r. na podstawie ustawy z 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Prowadzi go Minister Sprawiedliwości w systemie teleinformatycznym (art. 1). Każdy może zapoznać się z danymi z rejestru i z treścią obwieszczeń przez Internet (art. 4 ust. 2).

„Rejestr jest jawny.” (art. 4 ust. 1 ustawy o KRZ)

Dla wierzyciela KRZ pełni dwie role. Po pierwsze to źródło wiedzy: zanim podpiszesz umowę albo wydasz towar, sprawdzisz, czy kontrahent nie jest w upadłości lub restrukturyzacji. Po drugie to miejsce działania: przez KRZ zgłasza się wierzytelności w upadłości, przegląda akta i śledzi kolejne obwieszczenia.

Co znajdziesz w KRZ?

Zakres rejestru określa art. 2 ust. 1 ustawy o KRZ. W praktyce przedsiębiorcę interesują przede wszystkim cztery rodzaje informacji:

W KRZ ujawnia się także wspólników spółek osobowych, którzy odpowiadają za długi całym majątkiem, gdy spółka ogłosiła upadłość, oraz osoby fizyczne zalegające z alimentami dłużej niż 3 miesiące.

Jak długo widać wpis? Dane o upadłości i restrukturyzacji przestają być ujawniane co do zasady po 10 latach od prawomocnego zakończenia lub umorzenia postępowania. Po stwierdzeniu wykonania zatwierdzonego układu ten okres wynosi 3 lata, a dane o umorzonych egzekucjach przestają być widoczne po 7 latach od zamieszczenia (art. 11 ustawy o KRZ). Wpis sprzed kilku lat nadal mówi więc sporo o historii firmy.

Jak sprawdzić kontrahenta w KRZ krok po kroku?

1. Wejdź na portal publiczny KRZ. Rejestr znajdziesz pod adresem krz.ms.gov.pl. Wybierz „Wyszukiwanie podmiotów i przeglądanie postępowań”. Przeglądanie jest bezpłatne.
2. Wyszukaj firmę po NIP albo KRS. Numer daje pewniejszy wynik niż nazwa, bo podobnych nazw bywa wiele. Przy jednoosobowej działalności możesz szukać po imieniu, nazwisku i NIP.
3. Sprawdź też osoby z zarządu i wspólników spółek osobowych. Zakaz prowadzenia działalności albo upadłość wspólnika to istotna informacja, nawet jeśli sama spółka nie ma wpisu.
4. Otwórz obwieszczenia i zanotuj szczegóły. Ważne są: rodzaj postępowania, data obwieszczenia, sygnatura akt, sąd oraz dane syndyka, nadzorcy albo zarządcy. Od daty obwieszczenia liczą się terminy.
5. Zapisz wynik z datą. Zrzut ekranu albo wydruk przyda się w dokumentacji ryzyka i w razie późniejszego sporu.

Brak wpisu nie oznacza, że firma jest wypłacalna. KRZ pokazuje sytuacje skrajne: upadłość, restrukturyzację i bezskuteczną egzekucję. Firma może nie płacić od miesięcy i nie mieć jeszcze żadnego wpisu. Dlatego KRZ łącz z innymi źródłami, opisanymi w poradniku jak sprawdzić firmę po NIP. Postępowania wszczęte przed 1 grudnia 2021 r. mogą nie być widoczne w KRZ, więc przy starszych sprawach zajrzyj też do KRS i Monitora Sądowego i Gospodarczego.

Jak czytać wpisy w KRZ?

Nie każdy wpis znaczy to samo. Dla wierzyciela najważniejsze jest rozróżnienie, na jakim etapie jest postępowanie:

• Wniosek o ogłoszenie upadłości. Sąd jeszcze nie zdecydował. Dłużnik działa, ale ryzyko jest bardzo wysokie. Wstrzymaj kredyt kupiecki i dostawy bez przedpłaty.
• Ogłoszenie upadłości. Od obwieszczenia liczy się 30 dni na zgłoszenie wierzytelności. Egzekucja skierowana do masy upadłości ulega zawieszeniu z mocy prawa, a po uprawomocnieniu się postanowienia o ogłoszeniu upadłości zostaje umorzona. Nowej egzekucji nie można wszcząć (art. 146 Prawa upadłościowego).
• Oddalenie wniosku o upadłość z powodu braku majątku. Majątek dłużnika nie wystarcza nawet na koszty postępowania. To bardzo zły sygnał dla wierzycieli spółki. Warto wtedy przeanalizować odpowiedzialność osób z zarządu.
• Obwieszczenie o ustaleniu dnia układowego. Dłużnik rozpoczął postępowanie o zatwierdzenie układu. Zyskuje ochronę przed egzekucją na czas negocjacji z wierzycielami.
• Otwarcie przyspieszonego postępowania układowego, postępowania układowego albo sanacji. Restrukturyzacja prowadzona przez sąd, z nadzorcą albo zarządcą.
• Umorzenie egzekucji. Komornik nie znalazł majątku. Kolejna egzekucja na tych samych składnikach majątku najpewniej też nic nie da.

Twój dłużnik ogłosił upadłość. Co teraz?

Po ogłoszeniu upadłości zwykła windykacja się kończy. Majątek dłużnika przejmuje syndyk, a pieniądze trafiają do wierzycieli według planu podziału. Żeby w nim uczestniczyć, musisz zgłosić wierzytelność.

Sąd w postanowieniu o ogłoszeniu upadłości „wzywa wierzycieli upadłego do zgłoszenia wierzytelności syndykowi” w terminie 30 dni od obwieszczenia w Rejestrze. (art. 51 ust. 1 pkt 4 Prawa upadłościowego)

• Termin: 30 dni od obwieszczenia w KRZ, a nie od dnia, w którym sąd wydał postanowienie ani w którym się o nim dowiedziałeś.
• Sposób: przez system teleinformatyczny. Zgłoszenie kierujesz do syndyka przez system obsługujący postępowanie, czyli po zalogowaniu do portalu KRZ.
• Co przygotować: faktury, umowę lub zamówienie, dowody wykonania usługi albo dostawy, korespondencję i potwierdzenia częściowych wpłat. W zgłoszeniu wskazujesz m.in. wierzytelność z należnościami ubocznymi, dowody jej istnienia, kategorię zaspokojenia, zabezpieczenia i numer rachunku bankowego (art. 240).
• Odsetki tylko do dnia ogłoszenia upadłości. Z masy upadłości nie zaspokaja się odsetek za okres od dnia ogłoszenia upadłości (art. 92 ust. 1), z wyjątkiem wierzytelności zabezpieczonych np. hipoteką lub zastawem.
• Pilnuj wezwań syndyka. Jeśli Twojej wierzytelności nie potwierdzają księgi upadłego, syndyk wezwie Cię do złożenia dokumentów w terminie tygodnia pod rygorem odmowy uznania wierzytelności (art. 243 ust. 2).
• Potrącenie: jeśli Ty też jesteś coś winien upadłemu, potrącenie jest co do zasady dopuszczalne, gdy obie wierzytelności istniały w dniu ogłoszenia upadłości (art. 93 Prawa upadłościowego). Oświadczenie o potrąceniu trzeba złożyć najpóźniej przy zgłoszeniu wierzytelności (art. 96).
• Spóźnienie kosztuje: zgłoszenie po terminie jest możliwe, ale wierzyciel ponosi zryczałtowane koszty równe 15% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z trzeciego kwartału poprzedniego roku, nawet jeżeli opóźnienie powstało bez jego winy (art. 235 ust. 1).

Upadłość spółki nie zawsze zamyka sprawę. Wniosek o upadłość trzeba złożyć najpóźniej w terminie 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości (art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego). W spółce obowiązek ten ciąży na każdym, kto ma prawo ją reprezentować. Za szkodę wyrządzoną niezłożeniem wniosku w terminie odpowiadają osobiście, chyba że nie ponoszą winy, a przy dochodzeniu odszkodowania przez wierzyciela domniemywa się, że szkoda to kwota jego niezaspokojonej wierzytelności (art. 21 ust. 3 i 3a). Odrębną podstawą jest odpowiedzialność członków zarządu spółki z o.o. z art. 299 KSH. Szczegóły opisujemy w poradniku o odpowiedzialności członka zarządu za długi spółki.

Twój dłużnik jest w restrukturyzacji. Co to oznacza?

Restrukturyzacja ma uratować firmę przed upadłością przez układ z wierzycielami. Dla Ciebie oznacza zwykle dwie rzeczy: na razie nie wyegzekwujesz starej faktury, ale masz realny wpływ na to, ile i kiedy odzyskasz, bo układ przyjmują wierzyciele w głosowaniu.

Często spotykane jest postępowanie o zatwierdzenie układu. Dłużnik prowadzi je z nadzorcą układu, w dużej mierze poza sądem. Po obwieszczeniu o ustaleniu dnia układowego w KRZ:

• egzekucja zostaje wstrzymana: odpowiednio stosuje się art. 312, zgodnie z którym wcześniej wszczęta egzekucja do majątku dłużnika ulega zawieszeniu z mocy prawa, a nowej nie można skierować do tego majątku. Bieg przedawnienia takich roszczeń nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu (art. 226e w zw. z art. 312 ust. 1, 4 i 6 Prawa restrukturyzacyjnego);
• kluczowe umowy są chronione: odpowiednio stosuje się art. 256, który ogranicza wypowiadanie najmu lub dzierżawy lokalu, w którym działa firma dłużnika, a także m.in. umów kredytu, leasingu, ubezpieczeń majątkowych, rachunku bankowego i innych umów o podstawowym znaczeniu dla firmy (art. 226e w zw. z art. 256 ust. 1 i 2). Ochrona nie działa, gdy dłużnik nie wykonuje zobowiązań nieobjętych układem, powstałych już po otwarciu postępowania (art. 256 ust. 3);
• ochrona ma termin: jeśli w ciągu 4 miesięcy od obwieszczenia dłużnik nie złoży wniosku o zatwierdzenie układu, skutki obwieszczenia wygasają z mocy prawa (art. 226g);
• możesz się bronić: na wniosek wierzyciela sąd uchyla skutki obwieszczenia, jeżeli prowadzą one do pokrzywdzenia wierzycieli (art. 226f).

Czego pilnować jako wierzyciel? W restrukturyzacji wierzytelności co do zasady się nie zgłasza. Nadzorca albo zarządca sporządza spis wierzytelności. Sprawdź, czy Twoja należność jest w spisie i w jakiej kwocie, przeanalizuj propozycje układowe i zagłosuj świadomie. Propozycja „spłata 50% w 36 ratach” może być lepsza niż upadłość, w której zwykli wierzyciele bywa, że odzyskują niewiele, ale może też być nierealna. Warto ją porównać z tym, co da się osiągnąć w upadłości.

Nowe faktury to osobna sprawa. Należności za dostawy i usługi wykonane po otwarciu postępowania dłużnik powinien płacić na bieżąco. Jeśli dalej z nim współpracujesz, skróć termin płatności albo przejdź na przedpłatę i reaguj od razu na każde opóźnienie.

Upadłość a restrukturyzacja: porównanie dla wierzyciela

Co zrobić jako wierzyciel? Lista kontrolna

1. Sprawdzaj KRZ przed każdą większą transakcją i okresowo przy stałych kontrahentach z wysokim limitem kupieckim.
2. Gdy pojawi się wpis, zapisz datę obwieszczenia i od razu policz terminy. W upadłości liczy się 30 dni.
3. Wstrzymaj dostawy na kredyt. Dalsza sprzedaż tylko za przedpłatą albo z zabezpieczeniem.
4. Zbierz dokumenty: faktury, umowy, dowody dostawy, korespondencję, potwierdzenia sald i wpłat.
5. Zgłoś wierzytelność albo sprawdź spis, w zależności od rodzaju postępowania.
6. Sprawdź, kto jeszcze odpowiada za dług: poręczyciele, wystawca weksla, członkowie zarządu, wspólnicy spółek osobowych.

Jeśli Twój dłużnik jest w upadłości lub restrukturyzacji, możemy pomóc. Przeanalizujemy wpisy w KRZ, przygotujemy dokumenty i wyliczenie należności oraz ocenimy, czy warto szukać zaspokojenia u osób z zarządu. Gdy sprawa wymaga profesjonalnego pełnomocnika, prowadzi ją współpracująca kancelaria, zawsze za Twoją zgodą. Zobacz, co zrobić przy opóźnieniu w płatności, zanim sprawa trafi do KRZ.

Najczęstsze pytania

Poradnik ma charakter informacyjny i przedstawia stan prawny na dzień publikacji. Nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie.